[09.10.20117] Niederschriften von politischen Gremien sollen insbesondere nachvollziehbar darstellen, welche Entscheidungen getroffen wurden. Was mehr und mehr fehlt, ist die Dokumentation der Aussagen und Positionen derer, die sich an einer Debatte beteiligt haben.

Das gilt für Äußerungen der Politiker gleichermaßen wie für Aussagen von Mitgliedern auf der „Verwaltungsbank“.

Genau das forderte der Sprecher der CDU-Fraktion im Finanzausschuss, Fred Hendricks, in der Sitzung des Ausschusses am 04.10.2017.

Diese Forderung war sicherlich nicht an die Adresse der grüne Ausschussvorsitzenden Ulla Brombeis gerichtet, sondern eine rein sachliche Feststellung und Forderung..

Die gilt im Übrigen auch für sämtliche anderen Gremien, die öffentlich tagen, wie eine sicherlich nicht vollständige Analyse einzelner Niederschriften der Bezirksvertretungen und Ausschüsse in diesem Jahr zeigt.

Zuständig für die Erstellung von Niederschriften ist das Dezernat, das dem jeweiligen Gremium zuzuordnen ist.

Dieses Dezernat stellt auch den Schriftführer, der vom Gremium gewählt wird und allein verantwortlich ist, was er/sie dokumentiert hat.

Formal hat der/die Vorsitzende also keinen Einfluss auf die Niederschrift.

In andern Kommunen, wie beispielsweise in Korschenbroich wird der Schriftführer beim Einstieg in die Tagesordnung jeweils neu bestimmt.

Gleichwohl kann man bei manchen Niederschriften durchaus vermuten, dass der zuständige Dezernent auf irgend eine Weise „die Feder mit geführt“ hat.

Denn es kommt nicht selten vor, dass einerseits kritische Anmerkungen eines Gremienmitgliedes an Arbeit oder Entscheidungen eines Dezernenten in der Niederschrift nicht wiederzufinden sind oder Ausführungen eines Dezernatsleiters beispielsweise in einer BV-Sitzung in epischer Breite und fast wörtlich erscheinen und gleichzeitig die Diskussionsteilnehmer nur namentlich erwähnt werden, deren Äußerungen also nur für die (nicht vorhandene) „Galerie“ waren.

Ein weiterer Aspekt zum Thema „Niederschrift“ ist die Tatsache, dass verwaltungsseitige „Berichterstatter“ sich gerne eines so genannten „mündlichen Berichtes“ bedienen, um sich nicht schriftlich präzisieren und festlegen zu müssen.

Das verhindert zudem, dass sich Gremienmitglieder auf das vorgetragene Thema präzise vorbereiten können.

Konsequenterweise findet sich ein solcher „mündliche Bericht“ nicht in der entsprechenden Niederschrift wieder, so dass einer Kontrolle der Verwaltung, die die Gremienmitglieder vorzunehmen haben, jegliche Grundlage fehlt.

Sollten Gremienmitglieder während der Sitzung wünschen, den „mündlichen Bericht“ in schriftlicher Form nachgereicht zu bekommen, können sie nur drauf vertrauen, dass in dem Schriftstück dann auch wirklich das steht, was der „mündlich Berichtende“ gesagt hat.

Um das sicherzustellen, bleibt Gremienmitgliedern nur die Möglichkeit, auf einer wörtlichen Protokollierung des „mündlich Berichteten“ zu bestehen, so dass diese wortwörtlich in der Niederschrift dokumentiert und nachvollziehbar wird.

Technisch ist das möglich, weil der Verlauf einiger Gremien aufgezeichnet wird, um den Protokollführern diese Arbeit zu erleichtern.

Alles in allem ist festzustellen, dass Niederschriften seitens der Verwaltung, aber auch teilweise seitens der Gremienmitglieder keine allzu große Bedeutung beigemessen wird, es sei denn sie können (partei-)politischen Ziele dienlich ein.

All das dürfte Hendricks jedoch nicht zu seinem Vorstoß veranlasst haben.

Ihm ging es „lediglich“ darum, dass in den Niederschriften nachvollziehbar dargestellt würde, wer sich wie zu den einzelnen Tagesordnungspunkten geäußert hat.

Als vorbildlich ist dabei die Protokollierung der Sitzungen des Planungs- und Bauausschuss hervorzuheben.

Durchgehend mindestens seit 2007 werden hier die Wortmeldungen mit ihren Kernaussagen verschriftlich.

Bemerkenswert in diesem Kontext ist, dass von Januar bis August 2017 insgesamt 11 Niederschriften noch nicht erstellt wurden, zumindest nicht im RIS nicht verfügbar sind (5 x Integrationsrat, 2 x BV Ost und jeweils 1 x Schulausschuss, Jugendhilfeausschuss, Finanzausschuss und Hauptausschuss).

In das RIS werden allerdings die Niederschriften erst dann eingestellt, wenn sie in der nachfolgenden Sitzung des jeweiligen Gremiums „festgestellt“ worden sind.

Das geschieht, nachdem Gremienmitglieder auf evtl. Unklarheiten hingewiesen oder Anmerkungen gemacht haben.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die Niederschrift im Nachhinein noch geändert wird. Vielmehr werden erforderliche Änderungen in das Protokoll der laufenden Gremiensitzung aufgenommen.

Während in Niederschriften anderer Kommunen festgehalten wird, welche Fraktionen mit wie vielen Stimmen wie votiert haben, hat sich insbesondere seit der letzten Kommunalwahl in Mönchengladbacher Gremien „eingeschlichen“, vielfach nur noch den Begriff „mehrheitlich“ zu verwenden.

Das führt zu Intransparenz, weil nicht nachvollziehbar ist, welche Fraktion sich zu einem Thema wie positioniert hat.

Foto: Kersten Schröder | pixelio.de