Es bedarf nicht immer Anträgen, um Einspar-Optionen „auf den Weg“ zu bringen. Dazu reichen oft Fragen unter dem obligatorisch letzten Tagesordnungspunkt „Anfragen und Mitteilungen“. So wie die von Reiner Gutowski  in der Sitzung des Hauptausschusses am 15.09.2015.

Pirat Gutowski , Ratsmitglied der PiPa-Ratsgruppe, hatte festgestellt, dass die Stadt im Jahr 2014 für Schwarz/Weiß- und Farbtoner ca. 214.000 Euro ausgegeben hat.

Gutowski: „Es gibt Studien wonach die Schriftart Century Gothic bis 31% Toner einspart. Wenn wir das auf die Verwaltung“ umrechnen, würde das 63.400 Euro bedeuten.

Gutowski stellte die Frage: „Schätzt die Verwaltung das genau so ein?“

Das Thema ist sicherlich nicht nur für die städtische Verwaltung von Interesse, sondern auch für Unternehmen jeglicher Art und vielleicht sogar für andere „Vieldrucker“.

Daher hier ein Druckbildvergleich von drei gängigen Schriftarten. Dieser „Test“ ergab, dass die häufig als Alternative zu Arial verwendete Schriftart Verdana erheblich mehr Platz einnimmt, was im Gesamten betrachtet auch zu einem höheren Papierverbrauch führen kann.

Die bei der Stadtverwaltung Mönchengladbach überwiegend genutzte Schriftart scheint  Arial zu ähneln.

Technisch in eine andere Richtung, jedoch ebenfalls mit Blick auf Kosteneinsparungen, zielt der Hinweis und die sich daran anschließende Frage durch eine Schriftart mit dem Namen EcoFont.

Mit dieser könne man bis zu 50% Toner einsparen, meint Gutowski.

Hierbei handelt es sich um eine für jeden Arbeitsplatz einmalig zu lizensierende, also kostenpflichtige Schriftart, die über einen speziellen Druckertreiber zu installieren ist.

Diese Schriftart kommt nicht vollflächig, sondern mit kleinen Löchern daher und ist somit auch für Tintenstrahldrucker von Interesse.

Das Prinzip verdeutlicht dieses Video:

Gutowski prognostiziert eine jährliche Einsparung bei der Stadt Mönchengladbach in Höhe von 107.000 EURO, im ersten Jahr nach Abzug der Lizensierungskosten entsprechend weniger.

Gutowski stellte auch hierzu die Frage: „Schätzt die Verwaltung das genau so ein?“

Seit Jahren erhalten die Mitglieder politischer Gremien die Beratungsvorlagen in Papierform.

Ein Versuch, zukünftig auf die Versendung zu verzichten, ist ganz offensichtlich am Widerstand der meisten Gremienmitglieder gescheitert.

Die HSP-Maßnahme 2012-0155 „Reduzierung des Verteilers bei der Versendung von Ausschussunterlagen für den Vergabeausschuss und den Planungs- und Bauausschuss“ mit einer jährlich prognostizierten Einsparung in Höhe von lächerlichen 480 EURO (in Worten: vierhundertachtzig) sollte dann umgesetzt werden, „sobald das Ratsinformationssystem einwandfrei funktioniert“.

In der Beschreibung zur HSP-Maßnahme 2012-0155 heißt es „vielsagend“:

„Das Ratsinformationssystem ermöglicht es, die Gremienarbeit ohne Einsatz von Papier durchzuführen. Als erster Schritt soll der interne Verteiler erheblich ausgedünnt werden. Darüber hinaus könnte für den Planungs- und Bauausschuss der Papierversand an die Presse entfallen.

Verwaltung und auch Presse können über das Ratsinformationssystem auf Sitzungen zugreifen und sich informieren.

Die Einsparung für den Planungs- und Bauausschuss sowie den Vergabeausschuss beträgt ca. 480 € jährlich für Papierbeschaffung.

Weitere Einsparungen von Ressourcen in Höhe von rd. 2.000 € (Aufwand für Personal, Druckmaschinen, Energieaufwand etc.) lassen sich im Rahmen des HSP nicht abbilden, da diese über die  „Innere Leistungsverrechnung“ verbucht werden. Die Maßnahme wäre übertragbar auf alle Gremien der Stadt.“ (Zitat Ende)

Offensichtlich gegen den Widerstand von Politikern wurden nicht einmal die „geplanten“ 480 EURO pro Jahr eingespart, erst recht wurde die Maßnahme nicht „auf alle Gremien“ übertragen.

Nach Einschätzungen des DV-Fachmanns Reiner Gutowski von den Piraten werden pro Jahr ca. 18 Millionen Seiten ausgedruckt, was zu Papierkosten in Höhe von 79.000 Euro führe.

Dreißig Prozent, also 23.700 EURO, davon würden allein für die Adressaten von Rat, Bezirksvertretungen und Ausschüssen aufgewandt.

Gutowski rechnet damit, dass die Hälfte der Gremienmitglieder weiter auf die Zusendung der Beratungsunterlagen in Papierform bestehen würde, also nicht auf die elektronisch vorhandenen Daten zurückgreifen wollen.

Das führe zu einer Einsparung von ca. 12.000 EURO pro Jahr.

Auch hierzu möchte Gutowski von der Verwaltung wissen: „Schätzt die Verwaltung das genau so ein?“

Addiert man die Einsparhinweise der PiPa-Ratsgruppe, ergibt sich dieses Potenzial von über  182.000 EURO jährlich:

• Schriftart „Century Gothic“                 =            63.400 EURO
• Verwendung „EcoFont“                        =          107.000 EURO
• Beratungsvorlagen elektronisch         =            12.000 EURO

Nicht eingerechnet sind die Versandkosten, die entstehen, um den Gremienmitgliedern die Beratungsunterlagen in Papierform zuzusenden.

Eingespart hatte die Verwaltung schon die Zusendung der Gremienunterlagen an die Pressevertreter.

Diese können während Gremiensitzungen in den Ratssälen und an den anderen Sitzungsorten über das Ratsinformationssystem auf die erforderlichen Daten zugreifen oder speichern sie auf ihre elektronischen Mobilgeräte, die bei Bedarf auch an das Stromnetz angeschlossen werden können.

Dass eine nicht geringe Zahl von Gremienmitgliedern während der Sitzungen ihre elektronischen Mobilgeräte (meist per W-Lan) nutzen, ist daran zu erkennen, dass beispielsweise in den beiden Ratssälen die ebenfalls über W-Lan funktionierende Mikrofonanlage zeitweilig ausfällt.

Ob diese Gremienmitglieder auf diesem Weg auch die Gremienunterlagen nutzen, ist fraglich, bringen doch viele die zugesandten „Papierunterlagen“ dennoch mit.

Wieder anderen fehlt es an Affinität zur elektronischen Form von Dokumenten oder einfach nur daran auf „Privilegien“ zu verzichten, sich „bedienen“ zu lassen oder am Willen, unter Kostengesichtspunkten von ihren Aufwandsentschädigungen Kosten für Papier, Toner oder Druckerpatronen „abzuzweigen“.

Letzteren zumindest könnten die Hinweise der PiPa-Ratsgruppe „helfen“ – so sie sich denn helfen lassen wollen.

Auf die Anworten der Verwaltung darf man gespannt sein. Vielleicht ergibt sich ja aus dieser „einfachen“ Anfrage eine weitere HSP-Maßnahme.