Das Ratsinformations­system (RIS) der Stadt Mönchengladbach hat, was die Nutzerfreund­lichkeit anbelangt, gegenüber entsprechenden Systemen anderer Kommunen zwar noch „Luft nach oben“, jedoch wurde seit kurzem mit Einführung einer „Druckmappe“ eine interessante Verbesserung implementiert.

Die „Druckmappe“, die es nun zu jeder öffentlichen Gremiensitzung gibt, ist eine große Vereinfachung und fördert die Bedienerfreundlichkeit. Diese enthält nämlich, fein säuberlich geordnet nach der Tagesordnung, alle Dokumente.

Wollte man bislang beispielsweise alle zu einer Gremiensitzung elektronisch hinterlegten Dokumente downloaden, musste man jedes einzelne Dokument (meist „gepackt“) downloaden und konnte erst danach mühsam auf das Dokument (Beratungsvorlage, Anlagen, Pläne usw.) zugreifen.

Eine Zuordnung der Dokumente nach dem Download war bisher schwierig, wenn man nicht selbst sofort einen Ordner für das entsprechende Gremium anlegte, die Dokumentennamen sofort modifizierte und z.B. mindestens das Sitzungsdatum hinzufügte.  

Auch in der neuen Version wäre es hilfreich, den einzelnen Dateienamen noch dem Ausschuss und Sitzungsdatum zuzuordnen. Wobei dies eine Kleinigkeit ist, die sicher noch im Laufe der Zeit verbessert wird.

Mit der Druckmappe wurde der Weg dafür geebnet, dass Gremienmitglieder zukünftig in den Fraktions- und anderen Sitzungen keine Papiere mehr „wälzen“ müssen, sondern nur noch – so vorhanden – ihre Tablet-PCs, Notebooks usw. vor sich liegen haben und sogar über Suchfunktionen Textstellen schnell finden können.

„Papier-Favoriten“ werden sich über kurz oder lang umstellen, oder die Dokumente selbst ausdrucken müssen, denn irgendwann in den nächsten Monaten dürfte der Versand von Sitzungsunterlagen in Papier wohl eingestellt werden.

Mindestens eine weitere technische Konsequenz wird diese Umstellung allerdings auch zur Folge haben. Die Plätze in den Sitzungsräumen müssten mit einem Stromanschluss ausgestattet werden.

Denn bei mancher von ellenlangen Diskussionen geprägten „Mammutsitzung“ macht auch ein noch so leistungsfähiger Akku schlapp und dann sitzen die Gremienmitglieder im wahrsten Sinne des Wortes „im Dunkeln“ rsp. vor einem dunklen Bindschirm.

Der aktuelle Schritt ist richtig.

Nun müssen „nur“ noch die erforderlichen Rahmenbedingungen geschaffen werden, die zwar Kosten verusachen, sich aber im Laufe der Zeit sicher durch Einsparung von Druck- und Versandkosten schnell amortisieren werden.